Wie richte ich eine geschäftliche E-Mail-Adresse ein?
Eine geschäftliche Adresse wie info@deinedomain.de bekommst du über deinen Hoster oder einen Anbieter wie Google Workspace oder Microsoft 365. Du legst das Postfach an, trägst die MX-Einträge bei deiner Domain ein und richtest SPF, DKIM und DMARC ein. Dann landen deine Mails deutlich seltener im Spam.
Hilft auf Stufe 1: Noch nicht sichtbarWarum eine eigene Adresse
Eine Adresse wie mustermann.beratung@gmail.com funktioniert. Sie wirkt aber wenig professionell. Mit deiner eigenen Domain sieht jede Mail nach Unternehmen aus. Außerdem gehört dir die Adresse, auch wenn du später den Anbieter wechselst.
1 Anbieter wählen
- Postfach beim Hoster: Bei vielen Hosting-Paketen sind Postfächer enthalten. Für den Anfang reicht das oft.
- Google Workspace oder Microsoft 365: kostenpflichtig pro Nutzer, dafür mit Kalender, Dokumenten und guter Spam-Abwehr. Sinnvoll, wenn mehrere Personen zusammenarbeiten.
Achte in beiden Fällen auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
2 Postfach anlegen
Lege die Adressen an, die du wirklich brauchst. Bewährt haben sich eine persönliche Adresse (vorname@) und eine allgemeine (info@ oder kontakt@). Weitere Adressen richtest du oft als Weiterleitung oder Alias ein, statt eigene Postfächer zu bezahlen.
3 DNS-Einträge setzen
Damit Mails ankommen und nicht im Spam landen, brauchst du einige Einträge bei deiner Domain:
- MX: sagt, welcher Server deine Mails empfängt
- SPF: legt fest, welche Server in deinem Namen senden dürfen
- DKIM: signiert deine Mails digital
- DMARC: sagt Empfängern, wie sie mit gefälschten Mails umgehen sollen
Die genauen Werte gibt dir dein Mail-Anbieter vor. Große Postfachanbieter wie Gmail achten inzwischen genau auf diese Einträge.
4 Auf allen Geräten einbinden
Richte das Postfach auf Laptop und Handy ein, meist per App des Anbieters oder über IMAP. Teste danach: Schick eine Mail an eine private Adresse und antworte darauf. Kommen beide Mails an, passt die Einrichtung.
5 Das Kontaktformular verbinden
Anfragen aus dem Formular deiner Website sollten genau in diesem Postfach landen. Prüfe das nach jeder Änderung mit einer Testanfrage. Ziehst du die Domain um, müssen die Mail-Einträge unbedingt mit umziehen. Und wenn jemand anderes dein Postfach einrichtet, lies vorher Zugänge sicher übergeben.
